Cómo incrustar o enlazar un archivo de Excel en PowerPoint

Descargo de responsabilidad: Este artículo se publicó originalmente en inglés el 1 de febrero de 2018. En 24Slides queremos mejorar la experiencia del usuario en nuestros mercados principales. Por ello, seguiremos traduciendo más y más artículos al español. Por favor, ten paciencia con nosotros. Se trata de un proceso continuo que estamos muy contentos de ofrecer a nuestros lectores en español.

Incrustar o enlazar un archivo de Excel en presentaciones de PowerPoint puede resultar confuso para los principiantes. Sin embargo, Microsoft ha hecho todo lo posible para que el proceso de interacción entre estos dos programas sea lo más sencillo y libre de estrés posible.

En este tutorial, aprenderás cómo puedes incrustar o enlazar un archivo, dato o gráfico de Excel en tus diapositivas de PowerPoint.

Pero primero, antes de sumergirnos en el tutorial principal, me gustaría destacar las diferencias entre incrustar y enlazar archivos de Excel en PowerPoint. Estos términos pueden parecer intercambiables, pero tienen importantes diferencias, como puedes ver en la tabla siguiente.

Sección 1. Cómo enlazar un archivo de Excel en PowerPoint (todas las actualizaciones de Excel se trasladan automáticamente a PowerPoint)

En esta sección, hablaré de dos métodos. El primero es cómo enlazar una hoja de cálculo de Excel completa (esto incluye tanto los datos como los gráficos, si los hay). El segundo es cómo enlazar sólo datos o gráficos determinados a tu presentación.

Método 1. Cómo enlazar toda una hoja de cálculo de Excel

1. Haz primero este paso en Excel: guarda la hoja de cálculo que quieres vincular a tu PowerPoint. Cuando guardes asegúrate de que esta hoja de cálculo es la primera que ves al abrir tu archivo de Excel (este paso es especialmente importante si tienes muchas hojas de cálculo en el libro de Excel).

2. En PowerPoint, haz clic en Insertar > Objeto.

3. En el cuadro de diálogo "Insertar objeto", haz clic en "Crear desde archivo" y luego busca el archivo de Excel que quieras utilizar. No olvides hacer clic en la casilla "Enlazar" para que cualquier actualización que hagas en el archivo de Excel se aplique automáticamente a tu PowerPoint.

4. Haz clic en el botón Aceptar para completar el proceso de vinculación. Así luce la hoja de cálculo de Excel vinculada en nuestra diapositiva de PowerPoint. Como puedes ver, incluye tanto los datos brutos en formato de tabla como el gráfico que hice en Excel.

5. Si necesitas editar los datos, puedes hacer doble clic en el archivo vinculado y te llevará directamente a Excel para que puedas editar el archivo. Todas las ediciones que hagas en Excel se trasladarán automáticamente a tu(s) diapositiva(s).

Método 2. Cómo vincular datos parciales o un gráfico de Excel a PowerPoint

En este método, voy a mostrarte cómo puedes enlazar sólo una sección de datos de tu hoja de cálculo. Recuerda que en el Método 1, utilicé una hoja de cálculo de ejemplo con 5 columnas. En este método, sólo enlazaré 2 columnas.

1. En Excel, resalta los datos que quieres vincular a PowerPoint y haz clic en CTRL+C en tu teclado. Alternativamente, puedes hacer clic con el botón derecho del ratón y luego hacer clic en Copiar. Para este ejemplo, he resaltado la Columna 1 y la Columna 2, como se indica a continuación:

2. En PowerPoint, ve a la pestaña Inicio, haz clic en la pequeña flecha que hay debajo de Pegar para mostrar más opciones, y luego selecciona Pegado especial.

3. En el cuadro de diálogo Pegado especial, haz clic en Pegar enlace > Objeto de hoja de cálculo de Microsoft Excel.

Toma nota del archivo de origen en esta imagen (Hoja de cálculo de Microsoft Excel)

4. Haz clic en Aceptar para finalizar el proceso de vinculación. Tus datos vinculados tendrán este aspecto:

5. Si quieres enlazar un GRÁFICO a partir de los datos parciales, tendrás que crear primero el gráfico en Excel. Luego haz clic en Copiar. En este ejemplo, estoy copiando SÓLO este gráfico que se creó a partir de los datos de 2 columnas.

6. Esto es lo que ocurre cuando utilizo el método Pegado Especial en PowerPoint (igual que en los pasos 2 y 3):

Toma nota del archivo de origen en esta imagen (gráfico de Microsoft Excel)

7. Este es el aspecto del gráfico vinculado final para nuestros datos de 2 columnas en PowerPoint:

Al igual que en el Método 1, si necesitas actualizar los datos, sólo tienes que hacer doble clic en los datos o el gráfico de Excel en tu diapositiva de PowerPoint y serás dirigido automáticamente a Excel para trabajar en las ediciones. Todas las actualizaciones en Excel se trasladan automáticamente a PowerPoint.

Sección 2. Cómo INCRUSTAR un archivo de Excel en PowerPoint (las actualizaciones de Excel NO se trasladan automáticamente a PowerPoint)

En esta sección, hablaré de dos métodos. El primero sería cómo incrustar datos de Excel y el segundo sería cómo incrustar un gráfico en tu presentación de PowerPoint.

Método 1. Cómo incrustar datos de Excel en PowerPoint

1. Resalta los datos que quieres copiar en Excel. A continuación, pulsa CTRL+C en tu teclado o haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Copiar.

2. En PowerPoint, haz clic con el botón derecho del ratón en la diapositiva donde quieras añadir los datos de Excel O ve a Inicio > Pegar > Pegado especial. Entonces verás 5 iconos como éste en las opciones de pegado:

Iconos que verás si estás copiando DATOS de Excel

• Primera opción - Usar estilos de destino

Utiliza esta opción si quieres que tus datos utilicen el formato o el tema de tu presentación. Observa cómo el fondo de la tabla es azul claro. Esto se debe al color del tema por defecto de Office que estoy utilizando.

• Segunda opción - Mantener el formato de origen

Utiliza esta opción si quieres que tus datos utilicen el formato de tu hoja de cálculo de Excel (no el de tu tema de PowerPoint). Como mi hoja de cálculo de Excel sólo tiene un fondo blanco liso, así es como se ven mis datos también en PowerPoint. Si cambio el fondo en Excel a amarillo, la tabla de abajo también tendrá un fondo amarillo.

• Tercera opción - Incrustar

Utiliza esta opción de Incrustar si quieres copiar y editar tus datos en Excel posteriormente. Ten en cuenta que esta opción también utilizará el formato de Excel, no el de PowerPoint, al igual que la segunda opción anterior.

• Cuarta opción - Imagen

Utiliza esta opción para pegar tus datos de Excel como una imagen o cuadro en PowerPoint. Esta es la mejor opción si no quieres que otras personas editen tus datos.

• Quinta opción - Mantener sólo el texto

Utiliza esta opción si sólo quieres copiar el texto de tus datos (sin ningún tipo de formato). Los valores de las celdas estarán separados por espacios de tabulación y cada fila estará en un párrafo separado.

Método 2. Cómo incrustar un gráfico de Excel en PowerPoint

1. Resalta el gráfico que quieres copiar en Excel. Luego pulsa CTRL+C en tu teclado o haz clic con el botón derecho del ratón y selecciona Copiar.

2. En PowerPoint, haz clic con el botón derecho del ratón en la diapositiva donde quieras añadir el gráfico de Excel O ve a Inicio > Pegar > Pegado especial. Entonces verás 5 iconos como los que se ven en la captura de pantalla de abajo en Opciones de pegado:

Iconos que verás si estás copiando gráficos desde Excel

• Primera opción - Utilizar el tema de destino e incrustar el libro de trabajo

Utiliza esta opción si quieres que tu gráfico utilice el tema y el formato de tu archivo de PowerPoint. Esto permite que tu gráfico se integre bien con el resto de tus diapositivas.

• Segunda opción - Mantener el formato de origen e incrustar el libro de trabajo

Utiliza esta opción si quieres utilizar el formato de tu archivo de Excel. Esto significa que el gráfico tendrá exactamente el mismo aspecto en PowerPoint y en Excel.

• Tercera opción - Utilizar el tema de destino y vincular los datos

Utiliza esta opción para utilizar el formato de tu archivo de PowerPoint y mantener el gráfico vinculado al archivo original de Excel.

• Cuarta opción - Mantener el formato de origen y enlazar los datos

Utiliza esta opción para utilizar el formato de tu archivo de Excel y mantener el gráfico vinculado al archivo original de Excel.

• Quinta opción - Imagen

Utiliza esta opción para pegar tu gráfico de Excel como una imagen. No puedes editar el gráfico, pero puedes sustituirlo por otra imagen y aplicar el formato de la imagen.

Palabras finales sobre cómo incrustar y enlazar un archivo de Excel en PowerPoint

Como he mostrado en este tutorial, hay bastantes formas de compartir y presentar tu archivo de Excel en PowerPoint. Sólo tienes que recordar las principales diferencias entre vincular e incrustar contenido de Excel en PowerPoint. Tendrás que decidir por ti mismo cuál de estas opciones es la más adecuada en tu situación concreta.

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